退職を伝えたら飲み会に誘われなくなった…外されたとは限らない。寂しさの受け止め方
taishokuzenya
退職前夜
引き継ぎが理解できないまま前任者が辞める…全部覚えるのは無理。残すのは3つだけ
taishokuzenya
結論から
引き継ぎ期間に全部理解するのは、どうやっても無理です。2週間で何年分の仕事は入りません。
だから目標を変えてください。理解するではなくあとで自分で調べられる形にして残すです。
残すのは3つだけ。①どこに何があるか ②誰に聞けばいいか ③いつ何が起きるか。
この3つがあれば、理解は後からついてきます。逆に、理解だけして記録を残さないと、1か月後に何も出てきません。
引き継ぎ期間に全部理解するのは、どうやっても無理です。2週間で何年分の仕事は入りません。
だから目標を変えてください。理解するではなくあとで自分で調べられる形にして残すです。
残すのは3つだけ。①どこに何があるか ②誰に聞けばいいか ③いつ何が起きるか。
この3つがあれば、理解は後からついてきます。逆に、理解だけして記録を残さないと、1か月後に何も出てきません。
前任者が、もうすぐ辞める。
説明は全部口頭で、しかも早い。
メモを取るのが追いつかない。
分かったふりでうなずいているうちに、残り日数が減っていく。
この記事は、残り期間で何を押さえるかと、前任者がいなくなったあとの進め方を書きます。
全部覚えるのは、最初から無理です
ここを受け入れると、やることが決まります。
前任者が3年やっていた仕事を、2週間で理解できる人はいません。
引き継ぎでよくある失敗は、全部を理解しようとして、何も残らないことです。
聞いている最中は分かった気になります。
でも1か月後、その場面が来たときに思い出せません。
引き継ぎの目的は、あなたが理解することではありません。仕事が止まらないことです。だから「自分で調べられる状態」にしておけば、目的は達成されます。
引き継ぎの初日に、これだけ聞いてください
最初に聞いておくと、残りの期間が変わります。
初日に聞く4つ
① いつまで引き継ぎができますか（最終出社日）
② 全部で何種類くらいの仕事がありますか
③ そのうち、毎日やるものはどれですか
④ 月に1回・年に1回の仕事はありますか
① いつまで引き継ぎができますか（最終出社日）
② 全部で何種類くらいの仕事がありますか
③ そのうち、毎日やるものはどれですか
④ 月に1回・年に1回の仕事はありますか
②が効きます。
全体の数が分かると、いま何割を聞けたかが見えます。
それが分からないまま進むと、終わりが見えずに不安だけが残ります。
最終出社日は、思っているより早いことがあります。有給を使うぶん、引き継ぎができる日数は「退職日まで」ではありません。実際に会える日を先に確かめてください。
残すのは、この3つだけです
| 残すもの | 中身 | なぜ |
|---|---|---|
| ①どこに何があるか | ファイルの場所、書類の保管場所、パスワードの管理場所、台帳の名前 | 場所が分かれば、中身は後から読めます |
| ②誰に聞けばいいか | 業務ごとの担当者名。社内と社外（取引先の窓口）の両方 | 前任者がいなくなっても、聞ける人がいれば止まりません |
| ③いつ何が起きるか | 毎日・毎週・毎月・毎年の作業と、その締切 | 知らないと「気づかないまま締切が過ぎる」ことが起きます |
①と②は、やり方が分からなくても書けます。
③がいちばん忘れられます。
月に1回の作業は、引き継ぎ期間に一度も出てこないことがあるからです。
「来月や来年に発生する仕事はありますか」と、一度だけ聞いてください。
説明が全部口頭のときは
いちばん多い困りごとです。
資料がなく、早口で、聞き返しにくい。
この場合、追いつこうとしないでください。
| やること | どう効くか |
|---|---|
| その場で書く（きれいにしない） | 単語だけでいいです。あとで文章にします |
| 画面を写真に撮る | 操作の順番は、文字より画像のほうが早く残ります |
| 録音してよいか聞く | 断られることもありますが、聞くだけはしてください |
| その日のうちに清書する | 当日なら思い出せます。翌日には消えています |
| 清書で分からなかった所を翌日聞く | 「ここが分かりませんでした」と具体的に聞けます |
4つ目と5つ目が大事です。
聞いたその日に清書すると、分からない場所が自分で見つかります。
そこを翌日に聞けば、残り期間を無駄にしません。
写真を撮るときは、画面に個人情報や取引先の名前が入らないか、先に確認してください。
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口頭の説明を受けるときに、手元にあると追いつきやすいものです。手元にないなら、引き継ぎが始まる前に用意しておいてください。
開きっぱなしで書けるノートです。立ったまま、相手の画面を見ながら書く場面が多いので、ページが勝手に閉じないものが向いています。方眼なら図も描けます。
黒のボールペン1本で足ります。引き継ぎのメモは、あとで自分しか読まないので、色を分けるより「速く書けること」のほうが効きます。
※Amazonのアソシエイトとして、退職前夜は適格販売により収入を得ています。
やらないほうがいいこと
| やりがちなこと | なぜ逆効果か |
|---|---|
| きれいなメモを取ろうとする | 書くことに集中して、話が聞けなくなります |
| 全部を理解してから次に進もうとする | 時間が足りません。分からないまま次へ進んでいいです |
| 家で復習しようとする | 当日の清書だけで足ります。寝る時間を削らないでください |
| 前任者に申し訳なくて聞くのを我慢する | 辞める人にとっても、聞かれないほうが困ります |
| 自分の覚えが悪いと思い込む | 期間と量の問題です。能力の話ではありません |
4行目は意外かもしれません。
前任者の側も、引き継ぎが終わらないまま辞めると気まずいものです。
聞かれたほうが、相手も安心します。
期間が足りないときの、優先順位
残り日数が少ないなら、全部を聞くのはあきらめてください。
この順番で押さえます。
| 順番 | 聞くこと | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 毎日やる仕事 | 明日から必要です。ここが止まると、すぐ気づかれます |
| 2 | 締切がある仕事（月次・週次） | 知らないと、気づかないまま過ぎます |
| 3 | お金が動く仕事 | 間違えると取り返しがつきにくいところです |
| 4 | 社外とやりとりする仕事 | 相手が待っています。担当者名だけでも聞いておく |
| 5 | それ以外 | あとで調べれば間に合います |
1と2だけ押さえれば、最初の1か月は回ります。
残りは、起きたときに調べればいいことです。
前任者がいなくなったあとの、調べ方
いなくなってからのほうが、長い時間を過ごします。
そのときに使える手を、先に知っておいてください。
| 調べる場所 | 何が分かるか |
|---|---|
| 共有フォルダを更新日順に並べる | 毎月同じ時期に触られているファイル＝月次の作業 |
| 前任者の送信済みメール | 取引先とのやりとりの流れ。「いつも通り」の中身 |
| 去年の同じ月のファイル | そのまま雛形として使えます |
| カレンダーの繰り返し予定 | 定例会議と締切 |
| 請求書・伝票の控え | お金の動きと、相手先 |
1行目がいちばん効きます。
ファイルの更新日を見るだけで、誰も教えてくれなかった月次作業が見つかります。
この調べ方は引き継ぎなしで仕事を任されたときにもう少し詳しく書いています。
前任者のタイプで、やり方を変える
| 前任者 | 起きること | やること |
|---|---|---|
| 丁寧だが説明が長い | 時間が足りなくなる | 毎日やる仕事から順に聞く。優先順位をこちらで決める |
| 早口で一度しか言わない | 追いつかない | その場は単語だけ。当日清書して翌日に聞く |
| 非協力的・教えたくない | 聞ける量が限られる | 記録から拾う。共有フォルダと送信済みメール |
| もう出勤していない | 聞く相手がいない | 上司に「誰に聞けばいいか」だけ確認する |
| 自分も新しく入った人 | 相手も分かっていない | 一緒に調べる側に回る。責めても進みません |
3行目と4行目は、よくあります。
人に頼れないときは、記録のほうが確かです。
共有フォルダは、前任者の「やったこと」がそのまま残っています。
雑な引き継ぎだった場合
「前任者がちゃんと教えてくれなかった」という状況は、実際にあります。
ただ、そこを責めても戻ってきません。
やることは2つです。
①上司に状況を伝える
「引き継ぎで聞けなかった部分があります。○○と△△については、誰に聞けばいいか教えてください」
②自分が調べたことを記録に残す
次に誰かが入ったとき、同じことが起きなくなります。
「引き継ぎで聞けなかった部分があります。○○と△△については、誰に聞けばいいか教えてください」
②自分が調べたことを記録に残す
次に誰かが入ったとき、同じことが起きなくなります。
①で大事なのは、前任者を悪く言わないことです。
「教えてもらえませんでした」と言うと、人の話になります。
「聞けなかった部分があります」と言えば、仕事の話で終わります。
伝え方は中途入社で教えてもらえないときにもまとめました。
派遣で入っている場合
相談できる相手が1人多いです。
引き継ぎが足りないことを、派遣元の担当者に伝えてください。
派遣先に直接言いにくいことでも、派遣元を通せば伝わります。
「このままでは業務に支障が出る」という形で伝えるのが、いちばん動いてもらえます。
前任者が短期間で辞めている場合、その職場に構造的な問題があることもあります。前任者が辞めた理由は、聞ける範囲で聞いておくと判断材料になります。
タイプ別｜いま、どれに当てはまるか
| いまの状況 | まずやること |
|---|---|
| 説明が全部口頭で追いつかない | その場は単語だけ書いて、当日に清書。翌日に不明点を聞く |
| 残り数日しかない | 毎日の仕事と締切だけに絞る。あとは調べれば間に合います |
| 前任者がもう辞めた | 共有フォルダを更新日順に並べる。月次作業が見つかります |
| 引き継ぎが雑だった | 上司に「聞けなかった部分」として伝える。人の話にしない |
| 派遣で入っている | 派遣元に伝える。「業務に支障が出る」という言い方で |
| 不安で眠れない | 覚える量の問題ではありません。休むことを先に考えてください |
よくある質問
Q. 同じことを何度も聞いていいですか
残り期間が短いなら、遠慮しないでください。
聞ける相手がいる期間は、もう戻ってきません。
ただ、2回目以降は「前に教わったここまでは分かりました。この先が」と言うと短く終わります。
Q. 分かったふりをしてしまいました
よくあることです。
その日のうちに清書すれば、どこが分かっていないか自分で分かります。
翌日「昨日の件、もう一度だけ」と言えば済みます。
Q. 前任者が非協力的です
辞める人には、教える動機がないこともあります。
その場合は、人ではなく記録から拾ってください。
共有フォルダと送信済みメールのほうが、あとから見返せる形で残っています。
Q. マニュアルを作るように言われました
完璧なものを作る必要はありません。
基準は「次の人が手を動かせるか」だけです。
作り方は引き継ぎ資料をどう作るかにまとめました。
Q. 引き継ぎ中に、辞めたくなってきました
引き継ぎの時期は、いちばんしんどい時期です。
分からないことが同時に押し寄せるので、当然です。
ただ、判断するのは引き継ぎが終わってからにしてください。
3か月たっても同じなら、そのときは転職して3か月でついていけないときの材料で考えてください。
Q. パソコンの操作が追いつきません
操作は、覚える順番で楽になります。
やり方は転職先でパソコンの操作についていけないときに書いています。
Q. 前任者が辞めた理由を聞いてもいいですか
聞いて構いません。
ただ、答えにくい質問なので、深追いはしないでください。
「次の職場が決まったので」で終わるなら、それ以上は聞かなくて大丈夫です。
Q. 引き継ぎ期間が終わってから、何か月で慣れますか
一人で回せるようになるのは、3〜6か月が目安です。
月に1回しかない作業は、3か月で3回しか経験できません。
覚えられないのではなく、回数が足りていないだけのことがあります。
Q. 引き継ぎ資料をもらえませんでした
口頭だけの職場は多いです。
資料がないなら、自分が書いたメモがそのまま資料になります。
きれいにする必要はありません。あとで自分が読めれば十分です。
Q. 聞きたいことがまとまりません
その日の終わりに「明日聞くこと」を3つだけ書いてください。
3つに絞ると、相手も答えやすくなります。
Q. 引き継ぎが終わったのに、不安しかありません
一人になる前の不安は、誰にでも来ます。
不安の中身は「できないこと」ではなく「分からないこと」です。
何が分からないかを書き出すと、半分くらいは調べれば済むことに気づきます。
Q. 引き継ぎ期間が1週間しかありません
その期間で理解するのは無理です。
毎日やる仕事と、締切のある仕事だけに絞ってください。
あとは「どこに何があるか」を聞いておけば回ります。
今日の一歩
今日から、引き継ぎで聞いたことを当日に清書してください。
きれいにしなくていいです。単語を文にするだけで十分です。
それだけで、翌日に聞くべきことが自分で分かります。
理解しなくていい。調べられる形にすれば足ります
全部覚えるのは無理です。
どこに何があるか、誰に聞けばいいか、いつ何が起きるか。
この3つがあれば、仕事は止まりません。
引き継ぎが足りないまま任される職場が続くなら、それは個人の力の問題ではありません。外の条件を見ておく手もあります。選び方は転職エージェントの選び方にまとめました。
引き継ぎがきちんとある職場も、ちゃんとあります ▶
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