メモを取っても覚えられない…書き方が合っていないだけ。使えるメモの作り方

ちゃんとメモは取っている。

ノートは、文字で埋まっている。

それなのに、いざやろうとすると手が止まる。

読み返しても、何を書いたのか自分でも分からない。

結局、また同じことを聞くことになる。

この記事は、使えるメモの作り方を書きます。

なぜ、メモが使えないのか

原因は、だいたい5つのどれかです。

自分がどれに当てはまるか、まず決めてください。

多くの人は、①と④です。

この2つを直すだけで、ほとんど解決します。

①1行1操作で書く

いちばん効くのが、これです。

左は要約です。

右は手順です。

要約は、すでに分かっている人にしか使えません。

あなたが必要なのは、そのとおりに手を動かせるものです。

3つ目が大事です。

「メニューから選ぶ」ではなく、「上のメニューの『帳票』」と書いてください。

画面のどこを押すかまで書いてあれば、迷いません。

②その場で、読み上げて確認する

これを入れるだけで、二度聞きが激減します。

その場で読み上げると、間違って覚えた部分がその場で直ります。

メモが間違っていたら、あとで何度読み返しても、正しい手順にはたどり着きません。

そして、この確認にはもうひとつの効果があります。

教える側に、きちんと聞いていると伝わることです。

「メモを取ります」と言って書くだけより、印象が変わります。

書くのに必死で、聞けないとき

書きながら聞くのは、実はかなり難しいことです。

無理なら、順番を分けてください。

3つ目は、遠慮しなくて大丈夫です。

その場で書き留めるほうが、あとで聞き直すより相手の時間を使いません。

③その日のうちに、整える

メモは、書いた時点では未完成です。

その日のうちに、5分だけ整えてください。

この5分があるかどうかで、メモの価値がまったく変わります。

その日なら、書いていない部分も思い出せます。

翌日になると、もう思い出せません。

そして、3つ目の「明日聞くこと」を作っておくと、翌日の質問が具体的になります。

質問しづらいと感じているなら、上司が忙しくて質問できないときもあわせて読んでみてください。

⑤見返すタイミングを、決めておく

メモは、書いたあとに見返してはじめて役に立ちます。

ですが、「気づいたときに見る」では、見ないまま終わります。

見る時間を決めてください。

2つ目が大事です。

覚えてから始めようとしないでください。

メモを開いたまま作業して、構いません。

何回か繰り返すうちに、自然に見なくてもできるようになります。

覚えようとして覚えるのではなく、やっているうちに覚えるのが早道です。

見なくてもできるようになったら

そのメモは、残しておいてください。

理由は2つあります。

2つ目は、職場での評価にもつながります。

マニュアルのない職場なら、なおさらです。

④探せるようにする

メモが使えない理由の半分は、探せないことです。

時系列に書き足していくと、必要なときに見つかりません。

いちばん手軽なのは、ノートを2冊に分ける方法です。

1冊目は、教わりながら書く走り書き用。

2冊目は、その日のうちに整えて書き写す手順書用。

書き写す作業そのものが、覚え直しにもなります。

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専門用語が多くて、書けないとき

説明の中に知らない言葉が出てくると、そこで手が止まります。

そのまま流すと、あとでメモを読んでも意味が分かりません。

やることは、ひとつだけです。

最後ができれば、いちばん早いです。

知らない言葉を聞くのは、入ったばかりの人の特権です。

半年たつと、かえって聞きづらくなります。

社内だけで使われている略語は、調べても出てきません。

こういう言葉こそ、その場で聞いておいてください。

最後の項目は、用語集のページを作っておくと役立ちます。

ノートの最後のページを、用語集にあてておいてください。

覚えられないのは、能力の問題ではありません

メモを取っても覚えられないと、自分の記憶力を疑う人がいます。

でも、入ったばかりの時期は、覚えることの量が異常に多いのです。

これを全部、数週間で覚えようとしています。

入らないのは当たり前です。

だからこそ、覚えなくても動ける仕組みを作ってください。

それが、メモの本当の役割です。

メモを見ながらできるなら、それで十分に仕事をしています。

教わったことを、その日のうちに一度やってみる

メモを整えるより、さらに効くことがあります。

教わったその日のうちに、一度自分でやってみることです。

手順を見ながらで構いません。

一度でも自分の手で動かすと、メモの足りないところが分かります。

その場で書き足してください。

教わった直後なら、まだ聞き直せます。

翌日になると、「昨日教わったのに」と思って聞きづらくなります。

その日のうちなら、聞くハードルが低いのです。

やる作業がないときは、頭の中で手順をたどるだけでも効果があります。

メモを見ずに、①から順に思い出してみてください。

止まったところが、あなたが分かっていない場所です。

タイプ別｜いま、どれに当てはまるか

このタイプは、1行1操作に変えるだけで変わります。

このタイプは、その場で読み上げて確認してください。書く速さを上げる必要はありません。

この場合、覚えられないのはあなたのせいではありません。

「この手順で合っていますか」と、書いたものを見せて確認してください。

よくある質問

Q. メモを取る時間がなく、説明が進んでしまいます

「少し待ってください」と言って構いません。遠慮して書けないまま進むと、結局あとで聞き直すことになり、相手の時間をより使います。

Q. 何をメモすればいいのか、分かりません

迷ったら、「自分がもう一度やるときに必要なこと」を基準にしてください。押すボタン、入力する内容、確認をもらう相手。この3つが入っていれば、たいていの作業は再現できます。

Q. パソコンでメモを取ってもいいですか

職場のルール次第です。打つ音が気になる場面もあるので、最初に確認しておくと安心です。検索できる利点は大きいので、許可されているなら使いやすい方法です。

Q. 覚えが悪いと言われました

つらい言葉ですが、書き方を変えるだけで改善することがほとんどです。「手順をまとめたので、合っているか見ていただけますか」と見せると、姿勢も伝わります。

Q. 何度も見返すのは、恥ずかしいです

恥ずかしいことではありません。確認しながら正確にやる人のほうが、周りは安心します。何年もいる人でも、手順書を見ながら作業しています。

Q. メモが増えすぎて、管理できません

業務ごとにページを分けて、最初のページに目次を作ってください。それだけで探せるようになります。使わなくなったメモは、後ろにまとめてしまって構いません。

Q. 月に一度しかない作業を、忘れてしまいます

それは当然です。月に一度の作業こそ、手順を書き残しておいてください。次にやるときに開けば、思い出す必要がなくなります。

Q. 手順をまとめたメモを、共有してもいいですか

上司に確認してから出してください。歓迎されることが多く、次に入る人の助けにもなります。ただし、内容に誤りがないか、先に確認してもらってください。

Q. 手書きとパソコン、どちらがいいですか

どちらでも構いません。手書きは書きながら覚えやすく、パソコンは検索と修正が楽です。走り書きは手書き、清書はパソコンという使い分けもあります。職場のルールに合わせて選んでください。

Q. 教わったことを、その日のうちに整える時間がありません

5分で十分です。全部を清書しなくて構いません。省略した言葉を書き足すのと、明日聞くことに印をつけるだけでも、翌日の動きが変わります。

Q. 聞きながら書くのが、どうしても間に合いません

書く量を減らしてください。全部書こうとせず、押すボタンの名前と、迷いそうなところだけで十分です。残りは、その日のうちに思い出して書き足せます。

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覚えるのではなく、見れば動ける状態にする

メモを取っても覚えられないのは、書き方が合っていないだけです。

1行1操作で書いて、その場で読み上げて確認して、その日のうちに整える。

この3つで、同じことを二度聞く回数が減ります。

そして、全部を覚える必要はありません。

見れば動けるなら、それで十分です。

教える人もマニュアルもない職場が続くなら、転職エージェントの選び方も見ておいてください。

※本記事は一般的な情報の解説であり、法的助言ではありません。業務内容の記録や持ち出しについては、職場のルールを必ずご確認ください。※本記事には広告（PR）を含みます。