電話で相手の名前が聞き取れない…耳の問題ではありません。そのまま使える聞き返し方

電話を取った。

相手が名乗った。

でも、会社名も名前も、頭に入らなかった。

聞き返したけれど、同じ速さで言われて、また分からない。

3回目は、さすがに聞けない。

この記事は、そのまま使える聞き返し方を書きます。

聞き取れないのは、当たり前です

まず、これを知っておいてください。

相手は、自分の会社名と名前を何千回も言っています。

だから、速い。

そして、初めて聞く人がいることを想像していません。

最後の項目が、実はいちばん大きいです。

知っている名前は、聞き取れます。

知らない名前は、音として流れていきます。

だから、慣れれば自然に聞き取れるようになります。

いま聞き取れないのは、知識が足りないだけです。

そのまま使える、聞き返し方

聞き返す言葉を、決めておいてください。

「電話が遠い」は、便利な言い方です。

自分が聞き取れなかったとは言わずに、もう一度言ってもらえます。

2回目は、聞き取れた部分を言ってみるのがコツです。

「もう一度お願いします」を繰り返すより、間違っていても言ってみるほうが早く解決します。

相手が「いえ、△△です」と訂正してくれます。

漢字を聞く、という手

名前が聞き取れないとき、漢字を聞くと正確に残せます。

これは、失礼になりません。

むしろ、正確に記録しようとしていると伝わります。

書類や記録に残す場合は、漢字まで確認するのが普通です。

そして、漢字を聞くと相手はゆっくり話してくれます。

「木へんに、寸と書いて村です」のように、区切って説明してくれるからです。

メモの取り方で、負担が減ります

聞き取れない原因のひとつに、書くことが多すぎるというのがあります。

全部を書こうとすると、聞くほうが止まります。

書くのは、この順番だけにしてください。

最初は、1と2だけで構いません。

取り次げれば、あとは担当者が聞きます。

書き取りやすくする工夫

3つ目が、とくに効きます。

復唱すると、間違いがその場で分かります。

そして、復唱している間に書く時間も作れます。

相手も「きちんと聞いてくれている」と受け取ります。

メモの残し方全般は、メモを取っても覚えられないときも参考にしてください。

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聞き返すときに、相手の言葉をそのまま書き取れる紙が手元にあると落ち着きます。

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方眼だと、漢字を確かめながら書くときに形が整います。

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先に準備しておくと、変わります

電話を取る前にできることがあります。

2つ目が、いちばん効きます。

取引先の一覧を手元に置くだけで、聞き取れる率が変わります。

「知っている名前は聞き取れる」からです。

一覧がないなら、自分で作ってください。

電話に出るたびに、会社名と担当者名を書き足していけば、1か月で使えるものになります。

4つ目も、恥ずかしいことではありません。

読み上げるだけで言えるなら、そのほうが落ち着いて話せます。

聞き取れないまま、取り次ぐとき

どうしても聞き取れないことがあります。

そのときは、無理に確定させないでください。

聞き取れなかったと、正直に言ってください。

間違った名前で取り次ぐほうが、あとで問題になります。

担当者は、声や用件で相手が分かることがほとんどです。

慣れるまでの、期間の目安

どのくらいで聞き取れるようになるのか。

半年たつと、名乗られる前に誰か分かることも出てきます。

そうなると、電話そのものが怖くなくなります。

いま聞き取れないのは、その手前にいるだけです。

早く進めたいなら、取引先の一覧を見ながら電話に出るのがいちばんです。

知っている名前は聞き取れるので、覚える前に見てしまえばいいのです。

3つ目まであると、取り次ぎ先を探す時間も減ります。

この一覧は、次に入る人にも役立ちます。

よく使う言い回しを、まとめて置いておく

電話は、言葉が出てこないことがいちばんの負担です。

紙に書いて、机に貼っておいてください。

最後の一文を、必ず入れておいてください。

分からないときに使える言葉があると、電話が怖くなくなります。

答えられない質問が来ても、この一言で保留にして人に聞けます。

保留が長くなりそうなら、一度戻って「確認に少しお時間をいただいております」と伝えてください。

30秒を超えるなら、一度声をかけるのが目安です。

タイプ別｜いま、どれに当てはまるか

このタイプは、取引先の一覧を作るだけで変わります。

このタイプは、音量の調整や、機器の確認を頼んでください。

「電話の音量を大きくしたいのですが」と聞くだけで解決することがあります。

聞こえ方に不安が続くなら、一度、耳鼻科などで相談してみてください。

原因が分かれば、対処の方法も見つかります。

よくある質問

Q. 何回まで聞き返していいですか

2回までは問題ありません。3回目は、聞き方を変えてください。「恐れ入ります、どのような漢字でしょうか」と切り替えると、解決しやすくなります。

Q. 聞き返したら、相手が不機嫌になりました

相手の側の問題です。ただ、「電話が遠いようです」と前置きすると、そうなりにくくなります。こちらの耳の話ではなく、回線の話にするのがコツです。

Q. 名前を聞き忘れて、切ってしまいました

担当者に、正直に伝えてください。「お名前を伺えませんでした」と言えば、折り返しの対応を考えてもらえます。黙っているほうが問題になります。

Q. 聞き間違えた名前で、書類を作ってしまいました

気づいた時点で、すぐ報告してください。相手にお詫びの連絡が必要かどうかも、上司に確認してください。早く言うほど、対応が簡単になります。

Q. メモを取ろうとすると、話が頭に入りません

最初は、名前と用件だけに絞ってください。全部を書こうとすると、どちらもできなくなります。慣れてくると、両方できるようになります。

Q. 電話を取るのが怖くなってきました

よくあることです。電話の型を決めておくと、恐怖はかなり減ります。中途入社で電話に出るのが怖いときに、詳しく書いています。

Q. 社名だけ聞き取れて、名前が分かりません

「◯◯商事の、どちら様でいらっしゃいますか」と聞いてください。会社名が分かっていることが伝わるので、相手も答えやすくなります。

Q. 早口の人に、ゆっくり話してもらう方法はありますか

こちらがゆっくり話すと、相手も速度を落とすことがあります。また「恐れ入ります、書き留めますので少しゆっくりお願いできますか」と伝えれば、多くの人は合わせてくれます。

Q. 名指しされた社員が、席にいません

「あいにく席を外しております。戻り次第、折り返しご連絡いたしましょうか」と伝えてください。折り返す場合は、相手の名前と番号を必ず確認します。ここは聞き返して構いません。

Q. 聞き返している間に、焦ってしまいます

焦っても、相手には伝わりません。ゆっくり話すほうが、落ち着いて聞こえます。「恐れ入ります」と一度言うと、間ができて自分も落ち着きます。

Q. 貼り紙を見ながら話すのは、みっともないですか

まったく問題ありません。見ずに詰まるより、見て落ち着いて話すほうが相手にも伝わります。慣れれば自然に見なくなります。

Q. 携帯電話からの着信だと、とくに聞き取りにくいです

電波の状況で音質が落ちることがあります。「恐れ入ります、お電話が遠いようです」と伝えれば、相手も場所を変えてくれることがあります。こちらの問題にしなくて大丈夫です。

Q. 外国のお名前で、カタカナも聞き取れません

「恐れ入ります、お名前を一文字ずつお願いできますでしょうか」と伝えてください。区切って言ってもらえば、書き取れます。聞き返すことをためらわないでください。

Q. 急いでいる様子の相手だと、聞き返しづらいです

急いでいるときほど、間違った取り次ぎのほうが時間を失います。「間違いなくお繋ぎしたいので」と一言添えると、聞き返しても嫌がられません。

Q. 電話に出るのは、いつまで新人の仕事ですか

職場によりますが、慣れれば誰が出ても同じになります。最初のうちに数をこなすと、取引先の名前も早く覚えられます。いまは練習の期間だと考えてください。

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聞き返しても、失礼になりません

名前が聞き取れないのは、あなたの耳の問題ではありません。

知らない名前は、音として流れていくだけです。

2回までは、遠慮なく聞き返してください。

それでも分からなければ、漢字を聞くか、聞き取れなかったと正直に伝えてください。

電話の負担が大きすぎる職場だと感じたときは、転職エージェントの選び方も見ておいてください。

※本記事は一般的な情報の解説であり、法的助言・医学的助言ではありません。聞こえ方に不安が続く場合は、医療機関にご相談ください。※本記事には広告（PR）を含みます。