職場の電話に出るのが怖い…最初の10秒を紙に書いて貼るだけで変わります

電話が鳴る。

誰かが取ってくれないかと、一瞬待ってしまう。

自分が取らないといけないと分かっているのに、手が動かない。

鳴っている音だけで、体が固くなる。

この記事は、怖さを分けて、一つずつ減らす方法を書きます。

怖さは、4つに分かれます

「電話が怖い」とひとまとめにすると、手が打てません。

自分がどれで固まっているのかを、先に見てください。

多いのは、1番目と3番目です。

とくに3番目は、自分でも気づいていないことがあります。

「電話が苦手」だと思っていたのに、実は聞かれているのが嫌だったというケースです。

①最初の10秒を、紙に書いて貼る

いちばん効く方法です。

覚えようとしないでください。

読めばいい状態にします。

電話で緊張するのは、最初の10秒です。

そこを乗り越えると、あとは相手が話し始めます。

だから、最初だけ紙にしておけば足ります。

机に貼る紙の中身

これを紙に書いて、電話のそばに置いてください。

新人が紙を見ながら話していても、誰も何も思いません。

むしろ、準備している人に見えます。

②聞き取れないときの、聞き返し方

聞き返すのは、失礼ではありません。

間違って伝えるほうが、あとで大きな問題になります。

2番目が便利です。

「どのようにお書きしますか」と聞くと、相手が漢字を教えてくれます。

聞き返しているのに、丁寧な確認に聞こえます。

3回聞いても分からないときは、無理をしないでください。

「担当に代わります」と言って、代わってもらって構いません。

③周りに聞かれているのが怖いとき

ここを扱っている記事は少ないので、詳しく書きます。

多くの人が、これで固まっています。

電話が怖いのではなく、下手な受け答えを聞かれるのが怖い。

まず、事実を書きます。

とはいえ、気になるものは気になります。

そこで、短く終える形にしてください。

短く終われば、聞かれている時間も短くなります。

そして、短い電話はできる人の電話に聞こえます。

長く話すことが、丁寧さではありません。

声を小さくするのは、逆効果です。

相手に聞き返され、結果的に会話が長くなります。

ふつうの声で、短く。これがいちばん目立ちません。

④メモは、3つだけ書く

電話中に全部書こうとすると、間に合いません。

書くのは3つだけです。

用件の細かい中身は、書けなくて構いません。

「◯◯の件」くらいで足ります。

担当に代われば、そこから先は担当が聞きます。

あなたの仕事は、正確に引き継ぐことだけです。

内容を理解する必要はありません。

かける電話のほうが苦手な人へ

受けるより、かけるほうが苦手という人もいます。

理由がはっきりしています。

自分が話し始めなければならないからです。

受ける電話は、相手が用件を言ってくれます。

かける電話は、最初から最後まで自分が組み立てます。

だから、こちらも紙にしておきます。

かける前に、紙に書いておく3つ

③がいちばん大事です。

不在だったときに慌てるのは、決めていないからです。

「またこちらからかけ直します」か「お戻りになったらご連絡をお願いできますか」。

どちらかを先に決めておいてください。

出られない日があっても大丈夫です

鳴っているのに手が出ない日があります。

それで注意されることもあります。

ただ、順番を決めておくと楽になります。

全部を一度にやろうとしないでください。

1日1本から始めれば、1か月で20本になります。

20本取れば、たいていの型は経験します。

上司に伝えておくのも手です。

これを先に言っておくと、代わってもらいやすくなります。

そして、取ろうとしている姿勢が伝わります。

うまく話せなかった日の、切り替え方

電話のあと、しばらく気持ちが戻らないことがあります。

「変な言い方をしてしまった」と、何度も思い返す。

これは、周りが思っているより長く続きます。

だから、切り替える手を1つ持っておいてください。

1番目がおすすめです。

うまく言えなかった言葉を、紙に1行足す。

失敗が、そのまま台本の改良になります。

3か月たつと、その紙は自分専用の手引きになっています。

やらないほうがいいこと

4番目について、ひとつだけ。

鳴っている間、取るかどうか迷っている時間がいちばんつらいのです。

取ってしまえば、30秒で終わります。

迷っている時間のほうが長い、ということがよくあります。

こんな人は、紙を貼るところから

3つ以上当てはまるなら、まず紙を貼ってください。

それだけで、最初の10秒の不安が消えます。

4つ目に当てはまる人は、短く終える形を先に試してください。

よくある質問

Q. 紙を見ながら話すのは、失礼ではないですか

相手には見えません。そして、正確に対応できるほうが相手のためになります。慣れている人も、手元にメモを置いています。

Q. 相手が早口で、何も聞き取れませんでした

「恐れ入ります、少しゆっくりお願いできますか」と言って構いません。相手も、伝わらないままでは困ります。

Q. 敬語が合っているか分かりません

完璧な敬語は求められていません。「ありがとうございます」「少々お待ちください」「失礼いたします」の3つが言えれば、失礼にはなりません。

Q. 折り返すと言ったのに、忘れそうです

メモを、担当者の机に置いてください。自分で覚えておこうとすると忘れます。渡すところまでが、一つの仕事です。

Q. クレームの電話だったら、どうすればいいですか

自分で解決しようとしないでください。「担当に代わります」と伝えて、代わってもらって構いません。それが正しい対応です。

Q. 電話に出ないことを注意されました

「1日何本か取るようにします」と先に伝えておくと、見られ方が変わります。取ろうとしている姿勢が伝われば、注意は減ります。

Q. 何年やっても慣れません

慣れない人もいます。その場合は、電話の少ない仕事を選ぶという考え方もあります。苦手を克服することだけが答えではありません。

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電話で相手の名前が聞き取れない
上司が怖くて話しかけられない
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最初の10秒だけ、紙にしてください

電話が怖いのは、性格が弱いからではありません。

何を言うか決まっていないからです。

決めてしまえば、読むだけになります。

相手の名前が聞き取れないのが一番の悩みなら、電話で相手の名前が聞き取れないときに、聞き返し方をまとめています。

上司に確認するのが怖いなら、上司が怖くて話しかけられないときも読んでみてください。

間違えたときのことが不安なら、ミスを報告できないときが近い話です。

電話の多さそのものが合わないと感じるなら、転職エージェントの選び方で、電話の少ない仕事があるかを聞いてみる方法があります。

※本記事は一般的な情報の解説であり、医学的助言ではありません。体調や気持ちの負担が続くときは、無理をせず医療機関にご相談ください。職場での配慮について相談したい場合は、社内の相談窓口や総合労働相談コーナー（各労働局）にご相談ください。※本記事には広告（PR）を含みます。