引き継ぎ資料をどう作る？完璧でなくていい。基準は「後任が手を動かせるか」

退職の日が決まった。

「引き継ぎ資料をまとめておいて」と言われた。

何から書けばいいのか分からない。

書き始めてみたけれど、まとまらないし、終わりが見えない。

しかも、残された日数は多くない。

この記事は、書く順番と、どこで終わりにするかを書きます。

完璧に作らなくて大丈夫です

まず、力の入れどころを間違えないでください。

引き継ぎ資料の目的は、後任が困らないことです。

立派な資料を作ることではありません。

左側に時間をかけて、右側が終わらない人が多いです。

見た目は、あとから誰でも直せます。

中身は、あなたにしか書けません。

すでにあるものを、使ってください

ゼロから書こうとすると、終わりません。

すでに職場にあるものを集めるだけで、半分は埋まります。

最後の項目が、とくに役立ちます。

年に一度の作業は、去年のファイルを指し示すだけで十分なことが多いです。

「昨年分は、このフォルダにあります」と書いておけば、後任はそれを見ます。

自分のメモが、そのまま使えます

入ったときに自分で取ったメモが残っていれば、それがほぼ引き継ぎ資料です。

分からなかったところが書いてあるので、後任も同じところでつまずきます。

清書する必要はありません。

読める形に整えて、渡すだけで十分です。

メモの整え方は、メモを取っても覚えられないときも参考にしてください。

書く順番

迷ったら、頻度の高い順です。

時間がないなら、①と②だけで構いません。

③と④は、「起きたらここに聞いてください」と窓口だけ書いておけば足ります。

全部を書こうとして、①が中途半端になるのがいちばん困ります。

1件あたりの、書き方

1つの業務について、書くのはこれだけです。

⑤が、いちばん価値があります。

手順は、やってみれば分かります。

でも、「この画面は反応が遅いので待つ」「◯◯さんは午前中は捕まらない」といったことは、

やってみないと分かりません。

そして、それを知っているのはあなただけです。

どこに置くか

作った資料は、置き場所も決めておいてください。

せっかく作っても、見つからなければ意味がありません。

2つ目を、必ずやってください。

上司にも渡しておくと、後任が辞めたり変わったりしても残ります。

そして、渡したこと自体が記録になります。

「引き継ぎを受けていない」と言われることを、防げます。

時間が足りないとき

残された日数が少ないことは、よくあります。

その場合は、優先順位を上司に決めてもらってください。

できる範囲を先に示すのがコツです。

「できません」ではなく「ここまでやります」にしてください。

そのうえで、判断を返せば、あなたの責任ではなくなります。

後任がいないとき

引き継ぐ相手が決まっていないことがあります。

その場合も、書き方は変わりません。

むしろ、誰が読んでも分かる形にする必要があります。

最後の項目が、いちばん役に立ちます。

手順が分からなくても、聞く先が分かれば何とかなります。

後任がいないまま辞めるときの進め方は、後任がいないまま辞めるときにまとめています。

口頭で伝えることと、書くことを分ける

全部を書こうとすると終わらないので、分けてください。

右側は、書くと長くなるわりに、使われません。

引き継ぎの面談で話せば十分です。

とくに人の話は、書き残すと問題になることがあります。

引き継ぎの面談は、30分でも取ってもらってください。

資料を見ながら話せば、書ききれなかった部分が埋まります。

作りながら、自分を守る

引き継ぎ資料には、もうひとつの役割があります。

やったことの記録になる、という点です。

3つ目を、忘れないでください。

終わっていない案件は、隠さずに書いておくほうが安全です。

「◯◯の件は、先方の回答待ちです」と一行あるだけで、状況が引き継がれます。

こう書いておけば、後任がそのまま動けます。

そして、あなたが放置したのではないことも残ります。

渡すときは、上司にも同じものを渡してください。

後任が異動しても、記録が消えません。

タイプ別｜いま、どれに当てはまるか

このタイプは、①から④まで順に書いていけば間に合います。

このタイプは、①と②に絞ってください。上司に優先順位を確認してください。

このタイプは、できる範囲を示して、判断を返してください。

あなた一人が背負う話ではありません。

よくある質問

Q. どのくらいの分量が適切ですか

業務の数によりますが、1業務あたり1ページ程度で十分です。長いほど読まれません。後任が手を動かせるかどうかだけを基準にしてください。

Q. 手書きでもいいですか

あとから直せないので、データのほうが親切です。ただ、時間がないなら手書きでも構いません。中身がないより、読める形で残っているほうが役に立ちます。

Q. 引き継ぎ資料を作る時間が、業務時間内に取れません

上司に相談してください。引き継ぎも業務の一部です。時間が取れない状態なら、通常業務のほうを調整してもらう必要があります。持ち帰って作るのは避けてください。

Q. 口頭で説明するだけでは、だめですか

資料があるほうが確実です。口頭だけだと、後任が忘れたときに、あなたに連絡が来ます。書いておくほうが、結果的に自分のためになります。

Q. 見やすくまとめる自信がありません

箇条書きで、番号をふるだけで十分です。文章にする必要はありません。「①◯◯を開く ②△△を選ぶ」の形が、いちばん使いやすい資料です。

Q. 資料を持ち帰って作ってもいいですか

避けてください。会社の情報の持ち出しにあたる可能性があります。時間が足りないなら、業務時間内に作れるよう相談してください。

Q. 自分の後任が、明らかに経験不足です

資料を、より基本的なところから書いてください。前提を省かず、用語にも説明を添えます。ただ、育てる責任まで負う必要はありません。

Q. 引き継ぎ資料を作ったのに、読まれていないようです

渡した時点で、あなたの役割は果たしています。上司にも場所を伝えてあれば十分です。読むかどうかは、受け取る側の問題です。

Q. 引き継ぎ資料を作ると、自分の仕事が奪われる気がします

辞めることが決まっているなら、残すほうが自分のためになります。書いておけば、退職後に連絡が来ることが減ります。抱えたまま辞めると、あとで問い合わせが続きます。

Q. 産休や休職の前でも、同じ作り方でいいですか

基本は同じです。ただ、戻ってくる前提なら、自分が戻ったときに読み返せる形にしておくと役立ちます。日付と、そのとき決まっていたことを書き添えておいてください。

Q. やり残しがあると、責められませんか

隠すほうが問題になります。状況を正確に書いて、上司にも共有しておけば、それは引き継ぎが済んだ扱いになります。書いておくことが、いちばんの守りです。

Q. 有給消化に入るので、作る時間がほとんどありません

毎日やることだけに絞ってください。そのうえで「残りは口頭でお伝えします」と伝え、最終出社日に面談の時間をもらってください。有給の取得と引き継ぎは、両立できるように調整するものです。

Q. 資料を作れと言われましたが、後任が決まっていません

それでも作っておいてください。誰が読むか分からない前提で、省略せずに書くことになります。上司に預けておけば、後任が決まったときに渡されます。

Q. 自分のやり方が正しいか分からないまま、書いています

「自分はこうしていました」という形で書いて構いません。より良い方法があれば、後任や上司が直します。あなたの実際のやり方が残っていることに、価値があります。

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後任が手を動かせれば、それで十分です

引き継ぎ資料は、完璧に作る必要はありません。

基準は、後任がそれを見て手を動かせるかだけです。

毎日やること、月に一度やること。この順で書いてください。

時間が足りないなら、できる範囲を示して、判断を返してください。

引き継ぎの体制が整っていない職場だったと感じたときは、転職エージェントの選び方も見ておいてください。

※本記事は一般的な情報の解説であり、法的助言ではありません。業務資料の取り扱いについては、勤務先のルールを必ずご確認ください。困ったときは総合労働相談コーナー（各労働局）などの公的な窓口にご相談ください。※本記事には広告（PR）を含みます。