2026.10.03 2026.10.03

仕事の経費を自腹で立て替えている…あなたが会社に貸しているお金です。取り戻す手順

taishokuzenya

結論から
仕事で使ったお金を自分で立て替えているなら、まず記録を残してください。
日付・金額・何に使ったか・申請した日。この4つで足ります。
返ってこないときは、口頭ではなくメールで催促してください。やり取りが残ります。
退職したあとでも請求できます。「辞めたから諦める」必要はありません。
立て替えた額が大きくなっているなら、それはあなたが会社にお金を貸している状態です。

現場で必要になった部品を、自分のお金で買う。

高速代も、駐車場代も、いったん自分が払う。

申請は出した。でも、いつ返ってくるのか分からない。

気づけば、月に数万円を会社に立て替えている。

この記事は、立替金を取り戻すための手順を書きます。

立て替えているのは、あなたが会社に貸しているお金です

まず、ここをはっきりさせてください。

仕事のために使ったお金は、本来は会社が払うものです。

あなたが先に払っているだけで、あなたの負担ではありません。

よくある立替	金額の目安
交通費（電車・高速・駐車場）	月1〜5万円
現場で必要になった部品・材料	数千〜数万円
取引先との飲食代	数千〜数万円
出張の宿泊費・食事代	数万円
備品・消耗品	数百〜数千円

金額が小さいうちは気になりません。

ただ、毎月続くと大きくなります。

一度、計算してみてください
・いまいくら立て替えているか
・そのうち、申請済みで未入金はいくらか
・いちばん古いものは、いつの分か
数字にすると、催促するときの材料になります。

立替が「当たり前」になっている職場の見分け方

自分の会社がおかしいのかどうか、比べる相手がいないと分かりません。

ふつうの会社	危ないサイン
精算は月1回、翌月の給与と一緒に入る	いつ入るか決まっていない
高額なものは仮払いがある	金額に関係なく全部立替
申請の窓口と締め日がはっきりしている	誰に出すか毎回違う
遅れるときは連絡がある	催促しないと動かない
領収書がなくても代替手段がある	領収書がないと一切認めない

右側が3つ以上当てはまるなら、会社の仕組みに問題があります。

あなたの申請のしかたが悪いわけではありません。

とくに「いつ入るか決まっていない」は、会社の資金繰りが苦しいサインのことがあります。

その場合、立替金だけでなく給与の遅れにもつながります。

数字を記録しながら、次のことも考え始めておいてください。

記録の残し方

取り戻すために必要なのは、記録だけです。

この4つを残す
・日付（使った日）
・金額
・何に使ったか（現場名・相手先など）
・申請した日（誰に、どうやって出したか）

領収書は必ず撮影しておいてください。

紙で提出すると、手元から消えます。

渡す前にスマホで撮っておけば、なくなっても金額を示せます。

申請書も、コピーか写真を残してください。

会社のパソコンではなく、自分のスマホに残すのが確実です。

申請そのものを、楽にする

精算が面倒で、申請を後回しにしている人も多いと思います。

後回しにすると、領収書をなくす・締め日を過ぎるという形で損をします。

面倒を減らす4つ
・領収書をもらったらその場で撮影する（あとでまとめてやらない）
・スマホのメモに日付・金額・用途だけ残す
・領収書は1つの封筒か袋にまとめて入れる
・締め日をカレンダーに入れておく

とくにその場で撮影が効きます。

財布に入れたまま忘れる、という失敗がなくなります。

締め日を過ぎてしまっても、あきらめないでください。

会社によっては、翌月に回してもらえることがあります。

「締め日を過ぎたのですが、どうすればよいですか」と聞くだけで済みます。

返ってこないときの、催促の順番

いきなり強く言う必要はありません。段階を踏んでください。

段階	やること
1回目	口頭で聞く（「◯月に出した精算、いつごろになりますか」）
2回目	メールで聞く（記録が残る形にする）
3回目	上司の上の人、または経理に直接聞く
それでも	労働局の相談窓口、または法律の専門家へ

2回目から、必ずメールにしてください。

口頭のやり取りは、あとで「聞いていない」と言われます。

そのまま使えるメール
件名：経費精算の件（◯月分）

◯◯部 ◯◯様
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日に申請した経費精算（◯◯円）について、まだ入金の確認ができておりません。
お手数ですが、いつごろのお支払いになるか、教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

責める書き方をしないのがコツです。

「いつごろか教えてほしい」とだけ書けば、催促として十分に伝わります。

立替が当たり前になっていない会社も、たくさんあります ▶

相談は無料・在職中でも・相談だけの利用もできます

「自腹で払って精算しないのは横領」は、違います

こう言われたら、間違いです
「自分で払って、精算しないのは横領になる」
「経費を使わないのは会社への損害だ」
どちらも、言葉の使い方として正しくありません。

横領というのは、会社のお金や物を、自分のものにすることです。

自分のお金で払って、請求しないのは、会社にとって得になることはあっても、損にはなりません。

ただし、精算しないことが習慣になるのは避けてください。

「あの人は請求しない」となると、次から立替が前提になっていきます。

少額でも、毎回きちんと申請するのが結局は楽です。

給与から引かれている場合は、別の話

立替とは逆に、給与から何かを引かれていることがあります。

制服代、備品の弁償、研修費、レジの不足分など。

賃金は全額を支払うのが原則とされています（労働基準法24条）。

引くことができるのは、法律で決まっているもの（税金・社会保険料）か、労使協定があるものに限られるとされています。

給与明細を確認してください
・控除の欄に、身に覚えのない項目がないか
・金額は毎月同じか
・説明を受けた覚えがあるか

分からない項目があれば、何の控除か聞いてよいことです。

納得できない場合は、労働局の相談窓口で聞くこともできます。

退職するとき、退職したあと

立替金が残ったまま辞めるのは、いちばん避けたい形です。

辞める前にやること
・未精算の分を全部まとめて申請する
・申請した記録（メール・写真）を手元に残す
・最終出社日までに入金の予定を確認する
・会社の連絡先（経理の担当者）を控えておく

もし残ったまま辞めてしまっても、請求できなくなるわけではありません。

立替金は、あなたが会社に対して持っているお金を返してもらう権利です。

退職後でも、メールや書面で請求できます。

ただし、時間が経つほど難しくなります。

記録が残っているうちに、早めに動いてください。

金額が大きい場合や、会社が応じない場合は、法律の専門家に相談するという道もあります。

この記事を読んだ人は、こちらも読んでいます
手取りが少なくて生活が苦しい
残業が多すぎて辞めたい
職場の人間関係に疲れた

同僚と話してみる

一人で抱えていると、「自分だけが損している」気持ちになります。

同じように立て替えている人は、たいてい他にもいます。

話すときの聞き方
・「精算って、だいたいどのくらいで戻ってきますか」
・「◯◯さんも立て替えることありますか」
・「仮払いって、使ったことありますか」

愚痴ではなく、事実の確認として聞くのがコツです。

同じ状況の人が複数いると分かれば、

一人で言うより、複数で相談したほうが動きます。

「みんな困っているようなので」と伝えれば、個人の不満に見えません。

ただ、会社への不満として盛り上がるだけにならないよう気をつけてください。

目的は、お金を取り戻すことと、仕組みを変えることです。

そもそも、立替をやめられないか

取り戻すのと同時に、立替そのものを減らす相談もできます。

提案できること	言い方
仮払いにしてもらう	「先に概算でお預かりする形にできませんか」
法人カードを使う	「会社のカードで払う形はできますか」
精算のサイクルを早める	「月1回でなく、都度の精算にできませんか」
上限を決める	「◯円を超える立替は、事前に相談させてください」

いちばん通りやすいのは仮払いです。

多くの会社に、もともと仕組みがあります。使っていないだけ、ということもあります。

「制度はありますか」と聞くところから始めてください。

タイプ別｜いま、どれに当てはまるか

記録から始めるタイプ
□ 金額を把握していない
□ 領収書を撮らずに出している
□ いつ申請したか覚えていない

このタイプは、まず4つ（日付・金額・用途・申請日）を残すところから。

催促するタイプ
□ 申請済みなのに1か月以上入金がない
□ 口頭で聞いたが、はぐらかされた
□ 金額が数万円以上

このタイプは、メールで催促してください。記録が残ります。

相談したほうがいいタイプ
□ 半年以上返ってこない
□ 「払えない」と言われた
□ 給与より立替のほうが大きい月がある

このタイプは、労働局の相談窓口か、法律の専門家へ。

よくある質問

Q. 少額なので、言い出しにくいです

金額の大小は関係ありません。むしろ少額のうちに申請する習慣をつけたほうが、大きくなってから言い出すより楽です。

Q. 領収書をなくしました

会社によっては、出金伝票や交通費の記録で認められることがあります。まず経理に「領収書がない場合どうすればよいか」を確認してください。

Q. 「経費で落とせない」と言われました

その理由を聞いてください。会社の規定で対象外なのか、金額が大きすぎるのか。理由が分かれば、次から立て替えずに済みます。

Q. 上司が自分の分まで立て替えさせてきます

その場で断りにくければ、精算のときに分けて申請してください。それが続くなら、経理か上司の上の人に相談してよい話です。

Q. 立替のために、自分の生活が苦しくなっています

その状態は、すでに限度を超えています。上司に「立替が続くと生活に影響が出ます」と、はっきり伝えてよい場面です。仮払いの制度があるか、必ず確認してください。

Q. カードのポイントがつくので、立替でもいいと思っていました

ポイントは付きますが、返ってこなければ意味がありません。また、金額が大きいとカードの利用枠を圧迫します。会社のカードや仮払いに変えられないか、一度聞いてみてください。

Q. 会社が倒産しそうです

その場合、立替金の回収は難しくなることがあります。記録を全部そろえて、早めに専門家に相談してください。並行して、次の働き先を探しておくほうが安全です。転職エージェントの選び方で、在職中から相談だけしておくこともできます。

今日の一歩
まず、いま立て替えている総額を計算してみてください。数字が出ると、催促すべきかどうかが自分で判断できます。

Q. 前の会社の立替金が、まだ返ってきていません

退職後でも請求できます。まずメールで、申請した日付と金額を添えて連絡してください。応じてもらえない場合は、労働局の相談窓口か法律の専門家に相談する道があります。

Q. 上司に催促したら、嫌な顔をされました

お金の話を嫌がる人はいます。ただ、あなたが請求しているのは自分のお金です。言いにくければ、経理の担当者に直接聞いても構いません。「経理に伺ってもよいですか」と一言断ってから動くと、角が立ちません。

Q. 精算のルールが、どこにも書かれていません

就業規則か、社内の規定を見せてもらってください。「経費精算の決まりを確認したいのですが、どこを見ればよいですか」と聞けば済みます。規定がない会社もありますが、その場合は前例を聞いてください。

Q. 立て替えたお金に、利息はつきますか

会社との取り決めがなければ、通常はつきません。ただ、長期間返ってこない場合の扱いは事情によって変わります。金額が大きいときは、法律の専門家に相談してください。

Q. 会社の資金繰りが厳しいようです

立替金が返ってこない状態が続くなら、給与の遅れにつながることもあります。記録を残しながら、次の働き先を考える材料にしてください。

あなたが負担するお金ではありません

今日からやること
① いま立て替えている総額を数える
② 領収書と申請書を写真に残す
③ 1か月以上入金がないものは、メールで催促する

立替は、会社の都合であなたが先に払っているだけです。

請求するのは、当たり前のことです。

お金のことで会社に不信感があるなら、手取りが少なくて生活が苦しいときも確認しておいてください。

この状態が続くのがつらいなら、転職エージェントの選び方で、外の話を聞いておくのも一つの手です。

立替が当たり前でない会社を、次は選べます ▶