会議が長くて仕事が進まない…我慢の問題ではありません。人数×時間で数えてみる

18時から始まって、終わるのが21時。

その間、ほとんど何も決まらない。

自分は一言も発言しないまま、ただ座っている。

自分の仕事は、そのあとから始まる。

この記事は、会議に時間を取られすぎないための現実的な手を書きます。

失っているのは、会議の時間だけではありません

3時間の会議で失うものを、分けて考えてみてください。

会議が3時間なら、実際には4時間以上が動いています。

しかも、それが参加者の人数分かかっています。

10人が3時間なら、会社としては30時間分です。

まず、自分の消耗を減らす

会議そのものは変えられなくても、疲れ方は変えられます。

いちばん効くのは、会議のあとに何を置くかです。

3時間座ったあとに、集中が必要な作業はできません。

そこには、手を動かすだけの作業を置いてください。

整理、コピー、片づけ、メールの返信。

この入れ替えだけで、一日の終わり方が変わります。

決まらない会議には、理由があります

3時間話して何も決まらないとき、原因はだいたい決まっています。

いちばん多いのが1つ目です。

決める権限がある人が出ていない会議は、何時間やっても決まりません。

この場合、自分にできるのは

「この件は、どなたが決められますか」と確認することだけです。

責めているのではなく、進めるための質問です。

3つ目も、提案しやすいところです。

「資料を前日にいただけると、読んで来られます」

これは、たいてい受け入れられます。

議事録を、自分から引き受ける

意外に思われるかもしれませんが、これは得な役回りです。

2つ目が効きます。

議事録に「決定事項」の欄を作ってください。

そこが毎回空白なら、会議が機能していない証拠が残ります。

これを続けていると、上の人が自分で気づくことがあります。

責める必要はありません。事実を並べるだけです。

自分が会議を開く側になったら

いつか、自分が会議を仕切る側になります。

そのときに、いま感じているつらさが役に立ちます。

最後の1つが効きます。

終わり際に「今日決まったのは◯◯です」と声に出すと、

決まっていないことが、その場で分かります。

これをやるだけで、次回の会議が短くなります。

いま参加者として感じている「無駄だ」という感覚を、

忘れないうちにメモしておいてください。

出なくていい会議を、減らす

全部に出る必要はない、ということがあります。

「出たくない」ではなく、「一部だけ出る」という提案にしてください。

全部を断るより、ずっと通りやすくなります。

一度で全部は通りません。

1つの会議から始めてください。

会議そのものを短くしたいとき

立場によっては、提案できることもあります。

その場合、人を批判しない形にしてください。

右側は、どれもやり方の提案になっています。

左側は、会議を仕切っている人への批判に聞こえます。

同じことを言っていても、受け取られ方がまったく違います。

提案するタイミングは、会議の場ではなく、あとで個別に。

人前で言うと、相手は引けなくなります。

オンライン会議のとき

画面越しの会議は、対面より疲れます。

1つ目が意外と効きます。

自分の映像が見えていると、無意識に表情を気にして疲れます。

設定で消せることが多いので、一度探してみてください。

カメラを切ってよいかは、職場のきまりによります。

全員が切っているなら合わせて構いませんが、

一人だけ切ると気になる人もいます。

終業後の会議について

18時から21時のような会議は、別の問題を含みます。

会社の指示で参加する会議は、労働時間として扱われるのが原則とされています。

「自主的な勉強会」という名前でも、実際に参加が求められているなら、扱いを確認してよい話です。

聞き方は、責める形にしないでください。

「この時間は、勤怠の入力をどうすればよいですか」で十分です。

残業が常態化しているなら、残業が多すぎて辞めたいときも読んでみてください。

会議の多さは、会社の体質が出るところ

会議のやり方には、その会社の性格が出ます。

会議1つの話に見えて、ほかのことにも同じ傾向が出ます。

会議が変わらない会社は、たいてい別のことも変わりません。

逆に言えば、次の職場を選ぶときの見分ける材料にもなります。

面接や見学のときに、

「会議はどれくらいの頻度でありますか」と聞いてよいことです。

会議で発言を求められるのがつらい人へ

長さとは別に、当てられるのが怖いという人もいます。

全部に意見を言う必要はありません。

質問を1つ持っているだけで、当てられたときの怖さがずいぶん減ります。

「特に問題ありません」も、立派な発言です。

無理に何か言おうとして、的外れなことを言うより、短く終わらせるほうが印象がよいこともあります。

Q. 議事録を引き受けると、仕事が増えませんか

増えますが、会議中に書いてしまえば追加の時間はほぼ要りません。完璧な文章にしないことがコツです。決まったことと、宿題になったことだけ書けば十分です。

Q. 会議のせいで残業になります

その理由を、残業の申請に書いてください。「会議のため、通常業務が後ろにずれた」と記録が残れば、会議の時間が業務を圧迫していることが見えるようになります。

タイプ別｜いま、どれに当てはまるか

このタイプは、会議の前後に何を置くかを変えてください。

このタイプは、「一部だけ出る」を提案してください。

このタイプは、扱いを確認したうえで、外の様子も見ておいてください。

よくある質問

Q. 眠くなってしまいます

手を動かしていると起きていられます。議事録を書く、メモを取る、資料に印をつける。聞くだけの姿勢がいちばん眠くなります。

Q. 発言しないと評価が下がりますか

会議によります。気になるなら、最後に一言だけ確認の質問をしてください。「◯◯は、いつまでに対応でしょうか」で十分です。

Q. 突発的な会議が多くて予定が崩れます

その日のうちに「この時間は◯◯を進める予定でした」と上司に伝えておいてください。積み重なれば、突発の会議が業務を圧迫していることが見えます。

Q. 会議のあとに、また会議があります

連続する会議は、集中力がもちません。「間に15分あけられませんか」と提案してみてください。これは通りやすい提案です。

Q. 上司が会議好きで、減らせそうにありません

その場合は、減らすより自分が出る回数を減らすほうが現実的です。「議事録で確認します」を1つずつ増やしてください。

Q. 会議の時間が就業時間を超えています

その時間の勤怠をどう入力すればよいか、上司か総務に確認してください。「残業として申請してよいですか」と聞くだけで構いません。聞きにくければ、勤怠のルールとして総務に確認する形でも済みます。

Q. 会議の準備に時間がかかりすぎます

資料の分量を減らせないか提案してみてください。「要点だけの1枚にしてもよいですか」と聞けば、たいていは受け入れられます。厚い資料が求められているのか、習慣でそうなっているだけなのか、一度確かめる価値があります。

Q. 会議中の内職はありですか

おすすめしません。見ている人は見ています。それより「出る回数を減らす」ほうを目指してください。

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会議が長いのは、あなたの我慢が足りないからではありません。

やり方が決まっていないだけです。

会議のせいで自分の作業が進まないなら、職場の人間関係に疲れたときも参考になります。

働き方そのものを変えたいなら、転職エージェントの選び方で、会議の文化も含めて確かめる方法があります。

※本記事は一般的な情報の解説であり、法的助言ではありません。会議が労働時間にあたるかは、参加の強制性など個別の事情で判断が異なります。困ったときは社内の相談窓口や総合労働相談コーナー（各労働局）にご相談ください。※本記事には広告（PR）を含みます。